No son pocas las ocasiones en las que llegan a este despacho cuestiones acerca de cómo actuar legalmente en supuestos de cierre de una clínica de fisioterapia, en lo relativo por ejemplo a la custodia del historial clínico, plazos de conservación de la documentación o incluso la posibilidad de tratar esos datos personales en nuevos negocios que se crean consecuencia del cierre de los anteriores. Voy a intentar dar aclarar un poco ciertas situaciones que seguro, a más de uno, se le han planteado en alguna ocasión.

Llegado el caso, es obvio que tenemos que extremar las precauciones. Existen unos plazos de conservación del historial clínico, unas obligaciones tributarias en relación a las facturas emitidas y recibidas y también una obligación de "bloqueo" respecto de los datos personales en general. Es necesario seguir muy cuidadosamente las normas reguladoras en esta ocasión ya que las posibilidades de inspección, no sólo por parte de la Agencia Española de Protección de Datos sino también por parte de otras entidades (administración tributaria) se multiplican.

La Ley Orgánica 15/99, de Protección de Datos de Carácter Personal, establece en su artículo 4 que  "los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados". Establece la normativa un principio de verdadero sentido común, esto es, si ya no soy cliente de su entidad Vd. no tiene necesidad de seguir tratando mis datos personales. A no ser que exista una normativa específica que establezca un determinado plazo de conservación. Que examinamos a continuación.

Esta normativa la encontramos en la Ley 24/2001 de Documentación Sanitaria de Castilla La Mancha y la Ley 41/2002, del 14 de Noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica. Establecen que se conservará la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, no siendo necesario el soporte original. El plazo mínimo al respecto es de cinco años contados desde la fecha de alta de cada proceso asistencial. La documentación clínica también se conservará a efectos judiciales de conformidad con la legislación vigente.

En consecuencia, la Ley obliga a conservar los datos de la historia clínica incluso con posterioridad al alta del paciente o al último episodio asistencial, durante el tiempo adecuado para la debida asistencia sanitaria del mismo y, como mínimo, durante cinco años desde cada fecha de alta. La determinación del período de conservación de la información contenida en la misma sería a criterio del personal sanitario competente, respetando en todo caso el plazo mínimo citado.

Pero no solo existen datos personales relacionados con la gestión sanitaria en una clínica de fisioterapia. Analizamos a continuación el supuesto relativo a la información laboral que puede existir en relación a trabajadores de la clínica (nóminas, contratos laborales, etc). Como norma general, el Estatuto de los Trabajadores recoge en su artículo 59 un plazo de prescripción genérica de 1 año para que un trabajador ejercite cualquier acción en materia laboral. Ello implica que el empresario está obligado a conservar al menos durante este plazo toda la documentación laboral. Además, encontramos otros plazos concretos de prescripción en materia de seguridad social: 4 años. En materia de Seguridad Social, la empresa                                 debe mantener los datos que le han servido para la declaración y liquidación de cotizaciones de los trabajadores durante un plazo de 4 años, tal y como recoge el artículo 21 del Real Decreto  Legislativo 1/1994, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social. Además, la empresa debe mantener los datos que le han servido para la declaración y liquidación del impuesto sobre la renta de las personas físicas, durante un plazo de 4 años, tal y como recoge el artículo 66 de la Ley General Tributaria. Y en este caso concreto, el dato debe seguir “vivo” durante todo el ejercicio fiscal, a los efectos de poder presentar las liquidaciones trimestrales y las declaraciones anuales  correspondientes.

Por otro lado, de acuerdo con el Código de Comercio (Artículo 30), los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la empresa deben conservarse, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos. Esta obligación mercantil se extiende tanto a los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como a los libros no obligatorios (por ejemplo, el mayor, registros de IVA, etc), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc).

Pero no los debemos conservar de cualquier manera. Establece el R.D. 1720/2007 que los datos de salud deben permanecer cifrados. Por lo que resulta conveniente utilizar alguna aplicación informática que nos ayude (por ejemplo Cobian Backup en http://www.cobiansoft.com/index.htm). Sobre el resto de ficheros no recae la obligación de cifrado, sin embargo si es muy recomendable.

Examinada la teoría vamos a la práctica. Ante un supuesto de cierre de una clínica de fisioterapia deberíamos de adoptar las siguientes medidas:

-Respecto a los ficheros informáticos, separar los que contengan datos de salud (historial clínico, informes). Copiarlos en una memoria usb. Encriptarlos con algún programa de cifrado o a través del propio software que lo trata si ello es posible. Guardarlo bajo llave en el domicilio particular del administrador. En lo que respecta al resto de ficheros, copiarla a otra memoria usb, pero en esta ocasión no existirá esa necesidad de cifrado. Posteriormente formatear los equipos informáticos. Conservar la memoria usb que contenga datos sanitarios durante 5 años. La otra, 6 años.

-Respecto a la documentación sanitaria, trasladarla al domicilio del administrador y guardarla bajo llave. Conservarla 5 años. La documentación fiscal y contable conservarla 6 años. Destruir convenientemente el resto de documentación (agenda, anotaciones particulares, etc).

-Finalmente, dar de baja los ficheros en el Registro General de la Agencia Española de Protección de Datos y reflejarlo en nuestro Documento de Seguridad. Conservar -en esta ocasión de forma indefinida- la última versión de la documentación de protección de datos.

Sin duda, lo mejor en estos casos es recurrir al asesor en protección de datos, que nos sabrá guiar perfectamente.